Bespaar tijd en geld: start met gestructureerd inwerken
Heb jij het ook zo druk en hou je op het einde van de werkdag vaak nog wat werk over? Eigenlijk zou je wel een collega erbij willen hebben. Maar als die zich aandient, heb je dan wel tijd om hem of haar met voldoende aandacht in te werken? Je wil dat nieuwe collega’s snel zijn ingewerkt, zonder dat dit ten koste van de productiviteit van andere collega’s gaat. Hoe doe je dat? Met de hulp van dit stappenplan en regelmatig een kop koffie.
Goed personeel is schaars en daarom kun je er maar beter zuinig op zijn. De methode ‘in het diepe gooien en wachten tot je help! hoort’ is dus bij het inwerken van collega’s niet heel handig. Toch zien we dit vaak terug. Het is meestal een kwestie van tijdgebrek en gebrek aan inwerkplan voor nieuwe medewerkers. Uit onderzoek blijkt dat na een slechte inwerkperiode 60% van de nieuwkomers vertrek overweegt. Nieuwe werknemers begrijpen vaak hun nieuwe baan niet goed. Onderzoek becijfert dat het niet begrijpen van de nieuwe baan bedrijven in de VS en Groot-Brittannië jaarlijks 37 miljard dollar kost.
Stap 1: Breng informatie bij elkaar
Het is op de eerste werkdag zoeken geblazen naar allerlei informatie. Waar declareer ik kosten, noteer ik uren, met welke tools moet ik aan de slag en zijn daarvoor handleidingen? Maar aan wie moet de nieuweling deze vragen stellen? Zeker nu veel collega’s thuiswerken, kan een vraag snel in een zoektocht veranderen. Daarom is het handig om alle belangrijke informatie per type werknemer bij elkaar te brengen. Zo’n plan maken is even een klusje, maar scheelt later een heleboel dubbele acties en heel veel tijd.
Stap 2: Zet chatbots in voor automatische onboarding
Chatbots duiken steeds vaker op en niet voor niets. Deze hulpvaardige robots staan dag en nacht voor je klaar. We zien ze niet alleen terug als digitale klantenservice, maar ook voor de interne informatievoorziening bij bedrijven. Deze bots vertellen werknemers bijvoorbeeld waar ze hun auto moeten neerzetten, waar de koffieautomaat is of bij welke collega je moet zijn voor budgetaanvraag voor een nieuw project.
Stap 3: Start met service management software
De chatbot stuurt je bij een vraag over digitale tools richting de IT-afdeling. Wil je je ziekmelden dan verwijst de digitale assistent naar HR, en voor declaraties ga je naar finance. Al deze afdelingen zijn anders, maar hebben één ding gemeen: ze hebben het druk en besteden veel tijd aan het beantwoorden van steeds dezelfde vragen. Je kunt deze vragen en antwoorden natuurlijk in een tekstdocument stoppen, maar dat kost veel tijd. Bovendien is de informatie snel achterhaald en het communiceert niet persoonlijk. Veel handiger is een selfservice portaal op basis van service management software. Hierin vinden nieuwe collega’s razendsnel hun informatie en kunnen ze alle tools en software die ze nodig hebben zelf downloaden. Scheelt jouw collega’s op de IT-afdeling ook weer wat werk bij het inrichten van hun laptop.
Stap 4: vergeet niet koffie te drinken
Allemaal leuk en aardig; service management software, automatische onboarding en pratende computers, maar inwerken is veel meer dan informatiedistributie automatiseren en laptops klaarzetten. Iedereen zit tegenwoordig in zijn eigen thuiskantoor, gefocust op zijn KPI’s keihard te werken. Hierbij gaan we snel voorbij aan een van de allerbelangrijkste zaken van inwerken en samenwerken: het gevoel ergens bij te horen en te werken met een doel. Betrek daarom vanaf dag één die nieuwe collega bij je afdeling bij het terugkerende (virtuele) koffiedrinkmoment.
Investeer in je medewerkers
Het is veel goedkoper om collega’s te behouden dan steeds weer gaten op te vullen met nieuwe krachten. Maak daarom werk van het inwerken van nieuwe kandidaten. Een investering in hen betaalt zich razendsnel terug. Daarom is het de hoogste tijd om je onboarding zo in te richten dat je nieuwe collega’s voor een groot gedeelte zichzelf inwerken, via selfservice zelf de juiste software veilig installeren en in geen tijd automatisch toegang krijgen tot alle systemen.